第一条 为提高
秘书处工作的科学化、规范化水平，加强秘书处制度建设，制定本办法。
第二条 学会公文种类主要有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示批复函、会议纪要等。秘书处为学会公文的管理部门，并指定专人负责公文管理工作。
第三条 公文送学会负责人签发前，由秘书处对公文的行文方式和内容格式等进行审核。
第四条 以学会名义制发的上行文，由学会会长签发；以学会名义制发的下行文或平行文，由秘书长或会长授权的其他负责人签发。
第五条 由学会主办与外单位联合发文的公文，先由秘书处审核，经秘书长审阅和会长签发后，再送联合发文单位会签；外单位主办与学会联合发文的会签公文，应先由秘书处审阅提出意见后再送会长会签。
第六条 公文正式印制前，秘书处应当重点审核有关审批、审核手续是否完备，材料是否齐全，格式是否统一规范，内容是否与签发件一致。
第七条 凡送学会领导的公文，由秘书处统一签收、登记后分送。秘书处负责催办。
第八条 收到需要办理的公文，秘书处应及时提出拟办意见，送会长批示，交有关人员办理。秘书处应填写收文批办登记表，交承办人员签收，收文批办登记表由秘书处保存。
第九条 承办人员收到交办的公文后应及时办理，不能按时限要求完成的应及时说明。
第十条 公文办理后，应及时整理（立卷）、归档。公文底稿、签阅件与正式文件（含电子文件）应符合存档要求，明确保管期限，一并存档。归档公文要保证齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和利用。公文由秘书处存档。
第十一条 秘书处工作人员调离工作岗位时，应按照有关规定将暂存、借用的公文移交或清退。
第十二条 学会公章、财务专用章、法人代表公用名章等印章刻制、管理和使用，遵循“确保安全、秩序规范、责任明确、有据可查”的原则，维护印章使用的严肃性和学会的合法权益。
第十三条 学会内设机构和分支机构一般不刻制印章。
第十四条 学会印模经学会秘书处备案后，方可启用。
第十五条 学会秘书处负责印章的管理工作，秘书长为印章管理的第一责任人，同时指定专人具体负责，协助秘书长做好印章管理和使用工作，未经批准，任何人不得擅自动用。
第十六条 学会文件、函件通知等由学会会长或指定的副会长签署后，可使用学会印章；日常管理工作或受理事会、常务理事会委托开展某项工作需用印时，由秘书长审签后，可使用学会印章。其他需要加盖学会印章的事项，要履行报批手续，经学会秘书长审签同意后由专人执掌用印。
第十七条 使用学会印章应进行申请、登记，用印文本（包括附件）应随同申请提交至学会领导审批。对不符合印章使用规定的函件，印章保管者有权拒绝盖章。
第十八条 在证书上用印，由承办部门备齐证书名单目录和内容完整的证书样张并报请学会会长审批。秘书处确认审批手续有效后予以用印，并将证书名单目录一并存档。
第十九条 用印时要按照核定的份数，如该页无正文，应在日期前注明“此页无正文”。根据文本格式的要求，也可盖在其他指定位置，但不得出现未覆盖在文字上的空白印章。严禁在空白纸张或空白介绍信上用印。
第二十条 对于违反规定使用印章造成严重后果的，追究保管人和责任人相关责任。
第二十一条 档案管理范围。
（一）上级主管部门的来文来件
（二）会员大会、会员代表大会、理事会议、常务理事会议、秘书处会议、会长会议等会议资料、纪要、简报等。
（三）学会向上级主管部门报送的文件及上级批复等。
（四）学会年度工作计划、总结和重大活动的计划、汇报和各类公函等。
（五）学会申报材料和负责人备案袋，以及学会各种制度规范条例等。
（六）学会各项财务收入支出报表等。
（七）学会重要活动、重大学术活动资料、会刊及宣传材料，包括学术报告内容活动照片录像等。
（八）学会常务理事名册、理事名册、个人会员名册和学会工作人员名册。
第二十二条 档案管理要求。
（一）学会的档案管理工作由秘书处统一管理，秘书处负责所有应归档资料的整理、收发、立卷与归档工作，严格办理档案交接手续
（二）负责上报档案资料的报送工作。
（三）负责对档案进行修补、复制，并做好档案的利用工作。
（四）严格挡案进出、保管、保密、借阅等制度，并做好资料的统计工作。
第二十三条 管理期限。
（一）凡反映学会发展历史和重要活动的资料，以及需要长期参考应用的资料为永久保管档案。
（二）凡在相当长时间内需要参考、应用的资料为长期保管档案。保管期限为10-15年。
（三）凡时效性强、保存价值不大、在规定期限内可以销毁的材料为短期保管档案。
第二十四条 档案立卷归档和借阅。
（一）上级机关和学会登记管理机关及业务主管单位相关文件，学会内部往来资料或文件材料，学会在业务工作及管理中形成的各类文件、会员资料等重要资料，及学会组织各种类型的活动、会议形成的具有保存价值的历史记录（包括文件、数据、合同、凭证、报表、照片、录音、录像等）应按照国家和有关部门规定，使用标准档案材料袋，分类存放，年终装订成卷、成册。
（二）凡应归档的文件资料，由学会专（兼）职档案管理人员负责用专柜保管，并为会员单位查阅和使用提供便利条件。
（三）专（兼）职档案管理人员，应按照各类档案归档时间要求，按时将整理好的案卷向有关档案部门报告、备存或移交。
（四）各类档案要按归档范围进行全面收集、整理、立卷，并做到齐全、准确、系统、规范。
（五）借阅档案应妥善保管，不得损坏或转借他人，不准在档案土写字、涂改、折页和拆页。
第二十五条 档案保管和销毁。
（一）档案应按照年度进行分类、编号，做到分类齐全、排列分明、调阅方便、查找迅速、编制查阅台账或电脑检索系统，实现档案科学管理。
（二）对保管期限已到期应销毁的档案，要及时向学会秘书长报告，并编制销毁清册，经主管领导审批后予以销毁。
第二十六条 学会财务管理遵守国家和业务主管单位的财务管理法律法规和规章制度；在《
章程》规定的范围内开展活动。
第二十七条 学会财务实行一级管理，学会设立独立银行账户及兼职财务管理人员。
第二十八条 学会财务须配备符合国家上岗规定的专（兼）职会计人员和出纳人员。财务人员须严格按照《会计法》要求，建立完善的资金收支账册，规范科目业务，往来账目清楚，遵守现金管理制度，做到账款相符。
第二十九条 学会财务管理的主要任务。
（一）建立和健全财务制度，加强财务监督。
（二）科学管理学会收入，维护资产完整和安全，努力节约开支，加强经济核算，提高资金使用效率。
（三）学会财务管理主要包括财务计划管理、财务收支管理、实物资产管理、货币资金管理、财务分析与评价。
第三十条 按财政部门规定，学会的总账、银行日记账、现金日记账应实行建账监督管理，并接受监督和审计。
第三十条 学会的财务年度为每年1月1日起至12月31日止。
第三十二条 学会应按季度编制财务报表，年终及时准确编制年度决算报表。
第三十三条 学会年终决算的收益，可参照事业单位结余资金管理的相关规定；经理事会决定后，提取事业基金，用于发展本学会事业。
第三十四条 学会所有经费收入应出具票据，并使用由财政部门监制、民政部门印制的《社会团体会费收据》，严禁账外账和体外循环。
第三十五条 学会的财务支出。
（一）经批准召开的学术会、研讨会、会员大会、理事会、常务理事会、学会工作会、表彰奖励会等费用。
（二）经理事会讨论决定，出版发行书刊和资料的费用。
（三）开展课题研究、邀请国内外专家作学术报告等活动费用。
（四）开展人才培训等活动费用。
（五）订购业务书籍、杂志资料等所需费用和行政办公费用。
（六）机构人员工作补贴等费用。
（七）进行各类表彰和奖励费用。
（八）其他合法性支出。
第三十六条 学会各项支出按规定的范围执行，并严格实行分级审批手续。
（一）日常办公经费支出伍仟元以下（含），由秘书长签批，伍仟元以上至拾万元以内支出，由会长签批。
（二）学会重大项目、举办大型活动、添置大型设备及固定资产等经费支出超过拾万元时，由秘书处提出报告，交理事会审核通过，由会长签批。
第三十七条 费用报销。
（一）依审批手续办理的各项支出，报销凭证经会长或秘书长，或经会长、秘书长授权后的副会长签字后方可报销。
（二）在学会报销的各种发票，应在抬头处写明“
”和项目名称用途等主要信息。
第三十八条 对实物资产的采购、验收、领发、保管、登记、清查和维修要做到账账相符、账实相符。
第三十九条 学会现金收付应严格手续，执行“钱账分管”的原则，依法建立现金记账，按审签的原始凭证登记现金账。
第四十条 学会现金收入，除按银行规定库存少量现金备用外，都应存入银行账户。
第四十一条 财务人员要妥善保管会计凭证、账簿报表等会计资料及原始凭证，并按规定及时归档，离职时应与接管人员办清交接手续。
第四十二条 定期分析财务收支、资金运用和项目费用的开支情况、实物资产的使用管理情况等。
第四十三条 财务人员每年6月底之前要出具财务报告，由秘书长向理事会作报告。根据民政部的要求做好年检报告，自觉接受主管部门的年度审计。
第四十四条 理事会换届或更换法人代表实行财务审计制度。根据审计要求编制财务报告，由秘书长向本届理事会作报告，并接受业务主管单位和社团登记管理机关的财务审计。
第四十五条 本办法经理事会通过后执行。
第四十六条 本办法解释权归本学会。
